案例分析：山西——国电山西分公司档案馆库一体化管理控制系统

发布时间 2019-12-26 15:37:47

案例分析—档案馆库一体化管理控制系统实践

2018年9月2日，巴西国家博物馆发生火灾,烧毁了博物馆中的大量珍贵藏品，给相应档案造成了无可挽回的损失。基于此,国家档案局相继印发《档案馆安全风险评估指标体系》《国家档案局关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知》《国家档案局关于深入开展档案安全检查的紧急通知》等文件，明确要求各级档案部门全面重视档案安全管理。

为了全面提高档案库房管理水平,确保库藏档案安全，国网山西省电力有限公司(以下简称“国网山西电力”)开展了档案库房一体化管控系统建设工作，取得了较好的效果。

存在问题

档案库房的各类设备只有进行联动控制，才能有效避免档案安全事故发生，国网山西电力档案库房已按照国家档案局和国家电网有限公司相关档案库房要求，配有完备的档案管理设施设备。但在实际工作中，由于档案人员少、库房数量多、室藏档案多、远程管理等因素，导致档案库房管理仍存在以下问题：

1.档案库房管理工作量大

根据档案库房管理相关要求，国网山西电力档案库房工作分为实体档案管理、库房安全管理、环境安全管理3个方面。从实体档案管理的角度来看，实体档案借阅出入库、上下架和倒架等工作，主要依赖档案人员记忆，工作难度较大，而盘点和统计工作，需要档案人员手工一一比对，工作效率较低。档案库房安全管理和环境安全管理方面，按照档案“八防”要求，档案人员需要定时进人档案库房进行巡查和温湿度记录，工作量较大，远程库房因无专人在现场，巡查较为困难，如出现温湿度等环境超限异常或其他安全问题，档案人员无法及时获取信息，极有可能导致档案损毁，造成不必要的损失。

2.档案库房无法实现远程监控

因工作需要和岗位情况，库房档案人员无法及时进行库房巡检、温湿度记录等工作，且受距离因素影响，一旦发现问题无法及时自动处理，就无法实现档案库房的远程管理和监控。

3.档案库房系统设备控制不联动

国网山西电力的档案分散保存在文书、工程、音像、实物等库房众多，配备了相应的智能密集架、恒温恒湿净化等设备、视频监控等设备，具备了档案库房恒温恒湿净化、视频实时监控、库房实体管理等基础条件，但各个档案库房设备管理相对分散，其大部分设备的控制系统都是独立运行，各控制系统之间缺少联动和一体化控制，无法做到对温湿度自动调控、异常告警、自动异常处置等应急情况的及时处理。

建设思路

根据国网山西电力档案库房实际，利用人工智能、物联网和云计算等技术，结合国家电网有限公司的智慧档案馆建设要求，国网山西电力提出了“利用先进设备实现档案库房智能化管理、利用信息化技术实现档案库房远程联动控制的建设思路，将档案库房建设成为全面感知，互联互通、高效协同运作的智能档案库房，整体提升档案库房智能化管理水平。

目的一：档案库房智能化管理是基础条件通过完善档案库房智能密集架、空调、净化除酸型除湿加湿一体机、烟雾报警器、漏水报警器、出入门禁报警等先进设备，实现档案智能定位、恒温恒湿、净化消毒、消防安全、视频监控等功能，实时管控档案库房动态。

目的二：档案库房一体化管控系统是支撑手段，利用大数据、物联网和人工智能等信息化技术，建设包括实体档案管理、档案库房安全监控、档案库房环境监控等功能的一体化管控系统，实现了档案库房内相关设备、控制系统的联动控制。

建设实践

国网山西电力高度重视档案库房建设，专门成立档案智能库房建设领导小组，立项开展建设工作，具体分为档案库房基础设施建没、档案库房软件系统建设2个部分，具体如下：

1．开展档案库房基础设施设备建设

智能化设备是档案库房建设的物质基础，国网山西电力从2个方面升级完善库房基础设备：一是实体档案智能管理相关设备，通过购买智能档案密集架、安全通道门等基础设备，实现密集架的智能定位、实体档案快速上下架、出入库管理等功能。二是档案库房安全及环境安全管理相关设备，升级或新购置智能空调、净化除酸型除湿加湿一体机、视频监控、大显示屏、空气质量云测仪、八防报警探测器、智能区域控制等设备，实现全方位、多角度监测档案库房情况。

2.建设档案库房一体化管理控制系统

为适应库房远程管理和设备智能管控、实体档案管理的要求，国网山西电力建设了库房一体化安全管理控制系统，涵盖了密集架控制、智能门禁、智能消防、智能温湿度控制、智能净化等子系统，初步实现了无人值守档案库房。

(1)密集架控制子系统

根据用户对档案的上架、下架、借阅出入库的操作，实现所在密集架的自动打开、关闭及相关报警提示，减少档案人员手工操作密集架的工作量，提高工作效率。

(2)智能门禁子系统

为实现对档案库房出入人员24小时全方位的监控和管理，国网山西电力档案库房采用双指纹门禁系统与人脸识别系统相结合的方式，提高档案库房出入库安全。将档案库房进出安全通道门与实体档案管理子系统进行对接，一旦出现人员和档案的非法出入，系统将会以报警和短信的形式及时通知档案管理人员。

(3)智能消防子系统

为减少突发火灾引起的损失，国网山西电力安装智能高压细水雾防火系统，如库房因为线路老化、人为等因素发生火灾，该系统能够提前感知火源、火灾的位置，火势大小等信息，自动启动消防灭火系统。同时，将火灾相关信息发送档案管理人员，使档案管理人员能够提前预防、提前处理，从而使库房达到人防、物防、技防三位一体的安全防范体系，确保档案库房的安全。

(4)智能恒温恒湿净化监控子系统

在智能档案库房建设中，国网山西电力通过对智能空调、净化除酸型除湿加湿一体机、空气质量云测仪等设备集成，利用智慧档案感知节点，实现了数据的统一采集和控制；

形成档案库房智能环境安全管理监控系统，根据预先设定的温湿度值，在一定范围内可以实现实时采集、自动调节、快速响应、定时上传数据到指定服务器等，实现了对档案库房温度、湿度、 PM2.5、TVOC、 CO₂等进行全天候智能监测、控制和治理。

(5)智能净化消毒子系统

细菌、尘螨、微生物和各种气态污染物严重威胁档案的使用寿命，国网山西电力通过智能消毒灭菌系统，对档案资料进行定时消毒灭菌，能够有效净化档案载体，消除空气中的有害物质，防止有害生物的滋长，有效保护了档案安全。

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